Evenement locatie uitkiezen?

Een evenement organiseren doe je waarschijnlijk niet iedere dag en als je het al doet is het organiseren van een evenement vast voor een speciale aangelegenheid. Zo speciaal dat je weet dat het absoluut een succes moet worden. Maar hoe doe je dat? Waar moet je allemaal aan denken bij het uitkiezen van je locatie. Aankleding van je evenement is belangrijker dan je denkt en je evenementenlocatie moet absoluut bij de sfeer van je evenement passen.

Een evenement tijdens halloween moet ook de aankleding krijgen van een halloween evenement. Geloof het of niet, maar dit is absoluut niet bij iedere evenementenlocatie aanwezig. Vaak moet je zelf een boel aankleding meenemen en wordt er alleen voor technische hulpmiddelen gezorgd. Let er dus bij het uitkiezen van je evenementenlocatie op dat er altijd voldoende aankleding aanwezig is op de locatie van je evenement. Naast de aankleding en beschikbare middelen is ook de locatie van de aanbieder van de zalen belangrijk.

Locatie

Bij het uitkiezen van de locatie van je evenement moet je ook weer voor een aantal dingen zorgen en waken. Zo moet de locatie goed bereikbaar zijn met zowel de auto als de trein en is het belangrijk dat er voldoende aanwezige parkeerplekken zijn. Wanneer je verwacht dat er veel mensen met de trein komen kan het verstandig zijn om te vragen aan jouw gekozen locatie of ze iemand op het nabijgelegen station zetten die jouw gasten de weg naar de locatie kan wijzen. Daarnaast is het van belang dat je niet een evenement organiseert wanneer er bepaalde festiviteiten in de stad aan de gang zijn. Dit kan namelijk zorgen voor opstoppingen in het verkeer, gasten die te laat komen of in het ergste geval gasten die helemaal niet komen.

Uitnodigingen

Zorg dat je iedereen ruim van te voren een uitnodiging stuurt, wanneer je dit niet doet zul je zien dat er beduidend minder gasten op je evenement komen. Mensen zijn tegenwoordig drukke beestjes en een plaatsje in de agenda van je gasten moet je verdienen. Stuur nette uitnodigingen ruim van te voren en zorg dat je mensen tijdens de aanloop van je evenement blijft informeren. Hierdoor blijft het aankomende evenement top of mind en is er minder kans dat jouw uitgenodigde gasten een dubbele afspraak in hun agenda zetten. Daarnaast moet je er altijd voor zorgen dat je gasten een dag van te voren nog wat extra informatie opgestuurd krijgen. Uitnodigingen raken namelijk zoek en de informatie die in de uitnodiging staat is meestal vrij belangrijk om een locatie te vinden. Vaak kiezen organisatoren van evenementen er namelijk voor om de adresgegevens van een evenement in de uitnodiging te zetten. Wanneer je deze informatie een aantal keer verstuurd is de kans kleiner dat mensen deze informatie kwijt raken. Dit scheelt je in de aanloop naar je evenement een boel telefoontjes met dezelfde vragen.

Dus ga je binnenkort een evenement, congres of feest organiseren? Neem dan een aantal zaken goed mee tijdens de organisatie en het uitkiezen van je congreslocatie.